Tài liệu giới thiệu và hướng dẫn sử dụng
Web báo giá là công cụ dùng chung cho nhân viên kinh doanh, manager và bộ phận vận hành. Mục tiêu là tạo báo giá nhanh, giữ dữ liệu sản phẩm tập trung, giảm nhập tay sang Sapo/CRM/NCC, và chuẩn hóa các bước sau bán hàng.
Đối tượng dùng
Nhân viên kinh doanh, manager, kho và NCC có tài khoản riêng.
Dữ liệu chính
Danh mục sản phẩm, giá, tồn kho, khách hàng Sapo, báo giá đã lưu, đơn NCC.
Nguyên tắc an toàn
AI/nút tự động chỉ chuẩn bị hoặc tạo nháp; các bước quan trọng cần người dùng xác nhận.
Tổng quan chức năng
Soạn báo giá
- Chọn loại HRC, B2B hoặc VIGIFTS.
- Nhập thông tin khách hàng, người liên hệ, ngày báo giá.
- Thêm sản phẩm từ danh mục hoặc thêm dòng trống.
Tính toán tự động
- Tính tạm tính, VAT và tổng thanh toán.
- Hỗ trợ chiết khấu, phí in, quy cách đóng thùng.
- Tự cập nhật khi thay đổi số lượng hoặc đơn giá.
Xuất file
- Tải file báo giá/PDF.
- Tạo hợp đồng/HĐKT theo mẫu.
- Giữ định dạng thống nhất cho Bách Ngân và VIGIFTS.
Tích hợp Sapo
- Copy báo giá thành đơn nháp Sapo direct.
- Kiểm tra trùng theo số báo giá.
- Ghi lại mã/link đơn Sapo trong web.
Đơn hàng NCC
- Tạo phiếu đặt hàng nhanh.
- Manager duyệt rồi gửi NCC xác nhận.
- Theo dõi cọc, chữ ký và trạng thái nhận hàng.
Giao hàng
- Đặt Lalamove từ thông tin khách.
- Tra lịch sử địa chỉ giao.
- Giảm nhập lại thông tin người nhận.
Quy chuẩn nghiệp vụ theo Sapo
Trang báo giá được tổ chức theo đúng các nhóm nghiệp vụ mà Sapo đang dùng: khách hàng, sản phẩm & kho hàng, đơn hàng, vận chuyển, thanh toán, nhân viên, báo cáo và chứng từ. Khi nhân viên thao tác trên web, dữ liệu cần khớp với cấu trúc này để sang Sapo không bị lệch mã, lệch kho hoặc trùng chứng từ.
Khách hàng
Trước khi chuyển sang Sapo, cần có tên khách, người liên hệ, số điện thoại, email hoặc mã/MST nếu có. Web sẽ tìm khách cũ trước, chỉ tạo mới khi chưa tìm thấy.
Sản phẩm & kho hàng
SKU là khóa quan trọng nhất. Mỗi dòng báo giá cần có SKU rõ ràng, số lượng hợp lệ, đơn vị tính và giá bán. Khi tạo phiếu nhập, kho nhận phải là kho đang quản lý trên Sapo.
Đơn hàng
Nút Copy Sapo tạo đơn nháp bán hàng, dùng số báo giá làm mã tham chiếu để chống tạo trùng. Đơn chỉ nên được xử lý tiếp sau khi nhân viên kiểm tra lại trên Sapo.
Nhà cung cấp
Đơn NCC đi theo luồng riêng: tạo phiếu đặt hàng, manager duyệt, NCC xác nhận, yêu cầu cọc khi cần, rồi mới tạo phiếu nhập/nhận kho.
Vận chuyển
Thông tin giao hàng phải tách rõ người nhận, số điện thoại, địa chỉ, ghi chú lấy/giao hàng. Lalamove chỉ nên đặt sau khi đơn và thời gian giao đã rõ.
Kế toán & đối soát
Phiếu nhập Sapo, thanh toán cọc, hóa đơn/HĐKT và nhận kho cần có mã chứng từ để đối chiếu về sau.
| Nghiệp vụ Sapo | Trên web báo giá | Nguyên tắc triển khai |
|---|---|---|
| Khách hàng | Thông tin khách hàng, tìm khách Sapo, đẩy CRM | Ưu tiên tìm khách cũ theo mã, MST, điện thoại, email, tên; tránh tạo trùng. |
| Sản phẩm & kho | Tìm sản phẩm, tồn kho, hàng sắp về, kho nhận | SKU phải chính xác; kho nhận mặc định KHO VIGIFTS khi tạo phiếu đặt hàng nhanh. |
| Đơn hàng | Copy Sapo | Tạo đơn nháp direct, dùng số báo giá làm code/reference để kiểm tra trùng. |
| Nhà cung cấp | Đặt hàng NCC, xác nhận NCC, tạm ứng/cọc | Tách bước đặt hàng, duyệt, xác nhận, thanh toán cọc và nhận hàng. |
| Vận chuyển | Đặt Lalamove | Chỉ đặt khi người nhận, địa chỉ, số điện thoại và thời gian giao đã kiểm tra. |
| Chứng từ | Tải HĐKT, tạo HĐKT CRM, phiếu nhập Sapo | Mọi chứng từ cần giữ số báo giá/mã phiếu để đối chiếu giữa web, Sapo và CRM. |
Tài liệu tham chiếu chính thức: Đơn hàng Sapo, Sản phẩm & kho hàng, Khách hàng, Thêm sản phẩm vào đơn, Thêm khách vào đơn, Nhà cung cấp.
Sơ đồ luồng quy trình công việc
Trên điện thoại có thể kéo ngang sơ đồ để xem đủ luồng.
Cách dùng theo quy trình
Ý nghĩa từng nút tác vụ
Trên điện thoại có thể kéo ngang bảng để xem đủ cột.
| Nút | Dùng khi nào | Kết quả | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Tìm sản phẩm | Cần thêm hàng vào báo giá. | Mở danh mục, tìm theo SKU/tên, thêm vào bảng báo giá. | Nên kiểm tra đúng mã, tồn kho, đơn vị tính. |
| Lưu báo giá | Sau khi nhập hoặc chỉnh sửa. | Lưu báo giá vào hệ thống dùng chung. | Nên lưu trước khi copy Sapo/CRM/NCC. |
| Báo giá đã lưu | Cần tìm lại báo giá cũ. | Mở bộ lọc theo ngày, khách hàng, sản phẩm, nhân viên. | Mở lại báo giá để sửa, in hoặc tiếp tục xử lý. |
| Báo giá mới | Bắt đầu một báo giá khác. | Làm sạch màn hình và tạo số báo giá mới. | Nếu đang nhập dữ liệu, hãy lưu trước khi tạo mới. |
| Tải file | Cần gửi khách hoặc lưu nội bộ. | Tải file báo giá/PDF/Excel theo mẫu. | Kiểm tra thông tin khách và tổng tiền trước khi gửi. |
| Copy Sapo | Báo giá đã chốt cần tạo đơn nháp Sapo. | Tạo/cập nhật trạng thái đơn nháp Sapo direct. | Kiểm tra khách hàng và sản phẩm theo cấu trúc Sapo trước, sau đó dùng số báo giá để hạn chế tạo lặp. |
| Tạo HĐKT CRM | Cần đẩy hợp đồng/đơn sang CRM. | Gửi dữ liệu hợp đồng và khách hàng vào CRM. | Khách mới có thể ở trạng thái chờ duyệt. |
| Tải file HĐKT | Cần file hợp đồng để gửi ký. | Tải mẫu HĐKT đã điền dữ liệu báo giá. | Kiểm tra pháp nhân, MST, địa chỉ trước khi gửi. |
| Đặt hàng NCC | Cần tạo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. | Tạo phiếu đặt hàng nhanh, manager duyệt rồi gửi NCC. | Chọn đúng NCC, ngày về, kho nhận; kho nhận mặc định là KHO VIGIFTS. |
| Hàng sắp về | Theo dõi phiếu nhập hoặc hàng đang về. | Xem lịch hàng về, tạo phiếu nhập Sapo và nhận kho. | Phiếu nhập cần đúng NCC, kho, SKU và số lượng; giá nhập gửi Sapo hiện để 0 theo quy trình kiểm tra sau. |
| Đặt Lalamove | Cần giao hàng cho khách. | Tạo yêu cầu giao hàng từ dữ liệu người nhận. | Kiểm tra địa chỉ, số điện thoại và thời gian lấy hàng. |
Hiệu suất và lưu ý vận hành
Tốc độ thao tác
Danh mục được tải một lần rồi tìm nhanh trong trình duyệt. Các thao tác Sapo/CRM/Lalamove chạy qua backend để bảo mật token và cookie.
Tránh lỗi nhập liệu
Các form có kiểm tra thiếu SKU, số lượng, kho nhận, NCC, ngày nhập và quyền manager trước khi gửi hệ thống ngoài.
Chống tạo trùng
Luồng Sapo direct tìm đơn/phiếu theo số báo giá hoặc mã phiếu trước khi tạo mới.
Khuyến nghị: Nhân viên nên lưu báo giá trước khi dùng các nút tích hợp. Manager nên kiểm tra báo giá có giá, số lượng, khách hàng và ghi chú đầy đủ trước khi đẩy sang Sapo/CRM/NCC.
Lưu ý bảo mật: Không chia sẻ tài khoản web, không gửi ảnh/token/cookie Sapo ra ngoài, và không tự ý tạo đơn thật khi chưa được khách xác nhận.
Phân quyền và kiểm soát
Nhân viên
Soạn báo giá, lưu, mở báo giá đã lưu, tải file, chuẩn bị dữ liệu cho các thao tác bán hàng.
Manager
Duyệt đơn NCC, tạo phiếu nhập Sapo, xem yêu cầu thanh toán cọc, quản lý nhân viên và kiểm tra dữ liệu.
NCC
Xem đơn đã gửi, xác nhận đơn, tải chữ ký, gửi yêu cầu thanh toán cọc khi cần.
Khi triển khai cho nhân viên, nên thống nhất quy trình: báo giá phải lưu trước, đơn Sapo/CRM/NCC chỉ thao tác khi thông tin đã được kiểm tra, và mọi lỗi tích hợp cần chụp màn hình gửi manager để đối soát.